Walikota Sutiaji Buka Sosialisasi Penyelamatan Arsip Vital OPD

KABARMALANG.COM – Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah menggelar sosialisasi penyelamatan arsip vital OPD tahun 2020. Sosialisasi ini memberikan pemahaman serta pemantapan kepada ASN, pentingnya penyelamatan arsip vital di masing-masing perangkat daerah.

Walikota Sutiaji mengatakan bahwa arsip vital sebagai informasi yang terekam, baik dalam bentuk media kertas maupun non-kertas sangat penting sekali (essential) keberadaannya untuk kelangsungan hidup organisasi.

“Pentingnya keberadaan arsip vital maka arsip vital harus memperoleh perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan dari kemungkinan musnah, hilang dan rusaknya informasi ataupun fisik arsip,” ujar Sutiaji, saat membuka kegiatan, Selasa (18/02/2020).

Arsip vital mempunyai peranan penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, instansi dan perseorangan atau pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.

Yang menjadi kelemahan, lanjut Sutiaji, adalah kurang tertibnya administrasi di masing-masing OPD, dalam artian surat menyurat yang masuk ke OPD seringkali tidak tersimpan dan sulit di lacak keberadaannya. Sehingga jika suatu saat dibutuhkan maka akan sulit dicari.

“Hal itu akan sangat menyusahkan kita, utamanya dalam rangka melindungi informasi yang esensial yang terkandung dalam arsip. Untuk itu perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip ini,” tegas Walikota Malang ini.

Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah, Suwarjana menjelaskan perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan arsip vital dapat dilakukan dengan cara pengolahan arsip vital yang terprogram secara sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya.

“Kegiatan ini digelar sebagai daya dorong bagi perangkat daerah untuk berupaya meningkatkan dan menyempurnakan sistem kearsipan serta perhatian yang maksimal agar keberadaan arsip dapat berfungsi sebagaimana mestinya seperti berdaya guna dan berhasil guna,” tandas Suwarjana. (tik/fir)